Zakelijke kosten2021-05-07T11:29:40+00:00

WELKE KOSTEN EN UITGAVEN ZIJN ZAKELIJK AFTREKBAAR?

Je mag alle uitgaven opgeven die je nodig hebt om je diensten/ verkopen van je onderneming werkelijkheid te maken.

Volgens de Belastingdienst mag je deze zakelijke kosten aftrekken. Dit doe je twee keer:

  1. bij de omzetbelasting/btw-aangifte. Bij de meeste ondernemers zit op bijna alles wat je verkoopt of aan de klant doorrekent (zoals gemaakte onkosten) 9% of 21% btw. Op bijna alles wat je koopt, zit ook btw (ezelsbruggetje: By the way). Ontvangen btw op je facturen (omzet) – betaalde btw op je uitgaven (voorbelasting) = btw die je aan de Belastingdienst moet betalen.
  2. ook de jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte: hoe lager de winst, hoe lager de belasting. Want: Omzet – uitgaven = winst. En over winst betaal je belasting, niet over je omzet of inkomen.

Dus des te beter zakelijke kosten weet te herkennen en je je bonnen bewaart des te minder belasting je aan de Belastingdienst betaalt. Om inzichtelijk te maken welke zakelijke kosten voor zzp’ers van toepassing zijn hebben we op deze pagina een uitgebreid overzicht mét een aantal handige hulpmiddelen gemaakt.

Strict zakelijke kosten

Een aantal kosten zijn duidelijk zakelijk. Probeer bij de afweging of iets zakelijk is of niet de situatie te bezien vanuit het perspectief van de belastingcontroleur. Als je een bedrijfsmiddelen koopt die langer meegaan en exclusief btw meer dan €450 kosten, dan kan het een investering zijn. Lees hier wat dat inhoudt.

  • Je inschrijving bij de KvK (vrijgesteld van btw, dus 0%)

  • De huur van een bedrijfsruimte (vrijgesteld van btw of belast met 21%, indien afgesproken)

  • Betalingen van werk door collega-zzp’ers (ook wel: werk door derden)

  • Marketingkosten voor je onderneming.

Gedeeltelijk zakelijk en gedeeltelijk privé

Soms is alleen het zakelijke gedeelte aftrekbaar. Bij reiskosten is het belangrijk dat je alleen de reizen invoert die zakelijk zijn, aangezien wij dat niet kunnen inschatten. Bij bijvoorbeeld je belbundel en mobiele telefoon gaat de Belastingdienst inmiddels uit van een vast percentage zakelijk en privé. Wij passen deze privé correctie voor je toe.

  • Reiskosten (op openbaar vervoer zit 6%)

  • Telefoonkosten

  • Diner- en verteerkosten, oftewel je eet- en drinkkosten (hierbij noteer je altijd 0% btw, ook al staat er 9% of 21% op de bon)

Zakelijk of privé?

Sommige kosten kunnen zowel zakelijk als privé zijn. Dit is vaak discutabel. Waar voor de ene ondernemer een Museum-jaarkaart ondenkbaar is, zou deze voor een docent kunstgeschiedenis verklaarbaar kunnen zijn. Hetzelfde geldt voor kleding.

(Werk)kleding

  • Dit moet blijken uit de uiterlijke kenmerken van de kleding (bv overall, uniform of werkschoenen)

  • Indien de kleding ook buiten werk gedragen kan worden: voorzien van een beeldmerk met een oppervlakte van > 70cm2 en dat verwijst naar je onderneming.

  • Speciale kleding voor (podium)artiesten en presentatoren, die je anders niet gekocht of gedragen zou hebben

Zie je door de bomen het bos niet meer?

Doe je administratie samen met je Bookie.

Bekijk hoe we werken

Reis- en verblijfkosten

Auto op de zaak

Heb je een auto op de zaak? Dan mag je daar ook privé mee rijden. Daarvoor betaal je bijtelling of krijg je een privé correctie. Houd er rekening mee dat je de keuze om zakelijk of privé te rijden, maakt zodra je de auto aanschaft. Lees hier wat de Belastingdienst erover zegt.

Nice to know Over het algemeen geldt dat een auto ouder dan 15 jaar voordelig is om zakelijk te rijden. Indien je auto jonger is dan 15 jaar, is zakelijk rijden gunstig indien de cataloguswaarde laag is en je veel kilometers zakelijk rijdt.

Auto privé: kilometerregistratie

Heb je een auto privé gekocht? Dan kan je er ook zakelijk mee rijden. Deze kilometers hou je bij in je kilometerregistratie.

Voorwaarden kilometer- of rittenregistratie

  • Datum

  • Plaats van vertrek én bestemming

  • Het aantal kilometers

  • Begin- en eindstand van de kilometerteller

  • Aard van de rit (zakelijk of privé)

Handig weetje

Grootste verschillen zakelijk of privé

  • Zakelijk rijden met privé-auto? Dan mag je geen kosten opvoeren (zoals benzine en parkeerkosten) en alleen € 0,19 cent per gereden kilometer. Dit voer je in bij je uitgaven en bewijs je door een gedegen kilometerregistratie.

  • Zakelijke auto? Dan voer je al je kosten in, zoals verzekering, parkeerkosten, tankbonnen en reparatiekosten.

Of je een auto zakelijk of privé moet aanschaffen, hangt helemaal van de situatie af. Daarom hebben we twee tool ontwikkeld: één die je bij deze keuze helpt en één voor je kilometers.

Handige tools

Auto zakelijk of privé tool
Registreer je kilometers

Openbaar vervoer

Als je een zakelijke NS kaart hebt voer je alles op. Reis je zowel zakelijk als privé met een OV kaart? Dan voer je alleen de zakelijke reizen op.

Gehuurd voertuig

Ook wanneer je een auto of busje voor zakelijke doeleinden huurt mag je alle bonnen en facturen daarvoor in je administratie opnemen.

Zakenreizen

Nu kan het zijn dat je voor je werk (regelmatig) moet reizen. Kosten die je hiervoor maakt, kan je ook opvoeren. Dit geldt echter niet voor reizen die ook (grotendeels) als privétripje gelden.

Handige weetjes

OV reizen: geen losse ritten

  • Ga naar je mijnns.nl

  • Selecteer een maand- of kwartaaluitdraai en vink je privé reizen uit

  • Voeg dit totaal overzicht toe aan je uitgaven in Je Bookie WebApp

Handige tools

Mijn NS

Communicatie/marketing

Als ondernemer voor de inkomstenbelasting moet je jezelf zichtbaar in de markt zetten, bereikbaar zijn en laten zien dat je aan acquisitie werkt.

Houd er wel rekening mee dat je ook bij je communicatie en promotionele kosten, net als bij (bijna) al je andere uitgaven, een factuur of bon met de btw vermelding te hebben die aan je onderneming gericht is.

Btw mag je alleen terugvorderen als het op de bon staat. Indien je telefoonabonnement deels aflossing van het toestel is, moet je dit deel op een aparte regel “Aflossing Telefoon” invoeren.

Veelvoorkomende kosten

  • Telefoonkosten, zowel je telefoon als je belkosten.

  • Internetkosten op je kantoor (dus niet thuis, tenzij speciaal nodig)

  • Website ontwerp en maandelijkse/jaarlijkse serverkosten

  • Ontwerp/huisstijl kosten

  • Promotiekosten op Social Media, zoals Google, FB, LinkedIn en Insta Ads.

  • Visitekaartjes, stickers, kaarten, prints en flyers.

Abonnementen/contracten

Abonnement boekhouder en software

Als het handig geregeld is, heb je voor terugkerende kosten zoals (boekhoud)software een automatische incasso. Ook hiervoor moet je een factuur hebben. Bij The Bookie betaal je als je een abonnement via de automatische incasso. De bijbehorende facturen zetten wij rechtstreeks bij je uitgaven. Dan hoef je die zelf niet meer te verwerken.

Werkruimte

Huur je zakelijk een kantoor, studio of werkruimte? Dan mag je deze kosten opnemen in je administratie. Controleer of je huur vrijgesteld is van btw of dat je de 21% btw kunt terugvragen.

Veel zzp’ers werken vanuit huis en vragen ons regelmatig of het mogelijk is om (een deel van) de hypotheek of de huur zakelijk op te voeren. Deze kosten van die werkruimte of een kantoor aan huis zijn in een zeer beperkt aantal gevallen aftrekbaar. Check via de button hiernaast of je werkruimte aan huis in aanmerking komt voor aftrek.

Veelvoorkomende kosten

  • Huur werkruimte

  • Verzekeringen, zoals een beroeps- of een bedrijfsaansprakelijkheid (dit is vrijgesteld van btw).

  • Bankkosten vind je op je uitdraai van het kwartaal of het jaar (vrijgesteld van btw)

  • Programma’s als Adobe. De btw is vaak verlegd. Dit kun je aangeven bij de uitgave onder btw verlegging

Handige tools

Check Hulpmiddel Werkruimte

Kennis: bijscholing & verdieping

Ook als je al ondernemer bent, moet je je blijven ontwikkelen. Hierbij moeten de kosten wel relevant zijn voor je branche en om je te kennis te verbreden. Deze kosten voor nieuwe kennis (in een ander vakgebied) gelden als privékosten. Deze kosten mag je mogelijk wel in de aangifte inkomstenbelasting als scholingsuitgaven opvoeren.

(Vak)literatuur, zoals boeken en abonnementen op sites, maar ook de aanschaf van inspiratie op het gebied van je discipline vallen ook onder verdieping en mag je zodoende als zakelijke kosten opvoeren.

Veelvoorkomende kosten

  • Cursussen, trainingen, seminars en workshops

  • Vakliteratuur: boeken en vakbladen zijn 100% aftrekbaar. Algemene literatuur niet.

  • Abonnementen op kennissites

Investeringen of buitenlandse kosten

Investeringen

Bedrijfsmiddelen die je voor je onderneming koopt en nodig hebt om je producten te kunnen maken of je diensten te kunnen verlenen kunnen een investering zijn. Hierbij moet je denken aan machines, transportmiddelen, gereedschappen, inventaris, goodwill of vergunningen.

Btw betaald in een EU-land

Heb je in een ander EU-land goederen, diensten of invoer gekocht en daar btw betaald? Dan kan je de btw niet in je Nederlandse btw-aangifte aftrekken. Deze kosten vul je dan inclusief btw in en je zet het btw-percentage op 0%.

Verlegd inkomende factuur

Bij facturen van Facebook, Google en Adobe zie je op de factuur vaak staan “VAT to be accounted for by the recipient” of iets in die richting. In dit geval geef je bij btw-verlegging “Verlegd Binnen EU” aan, en bij het btw-percentage 21%.

Btw terugvragen

Wel kan je deze btw mogelijk wel aftrekken in je buitenlandse aangifte of terugvragen uit het EU-land via de Nederlandse belastingdienst. Hiervoor kan je je Bookie inschakelen, maar dit is echter alleen de moeite waard in het geval van grotere bedragen aangezien deze uren buiten het abonnement vallen.

Intracommunautaire verwerving of btw verlegd

Heb je diensten afgenomen of goederen gekocht van een ondernemer uit een ander EU-land (dit heet een intracommunautaire verwerving) of is de btw naar jou verlegd? Dan bereken je zelf het btw-bedrag. Dit geef je aan in je Nederlandse btw-aangifte. Als je de goederen of de diensten gebruikt voor belaste omzet, trek je de btw tegelijkertijd af als voorbelasting. Aangezien je het opgeeft en vervolgens weer aftrekt, betaal je onder aan de streep niets: net als bij binnenlandse zakelijke kosten.

Handige weetjes

Bij investeringen doen we dit

  • Jij geeft bedrijfsmiddelen die een aantal jaar meegaan en meer dan € 450 kosten aan als investering. Klopt dit niet? Dan corrigeert je Bookie dit.

  • Wij schrijven af op de aanschaffingsprijs van de investeringen

  • Wij regelen je Investeringsaftrek (KIA)

Tips bij buitenlandse zakelijke kosten

  • Bij uitgaven waar buitenlandse btw op zit, voer je het totaal bedrag bij bedrag incl btw in en zet je de btw op 0%

  • Als je dingen online besteld in het buitenland moet je proberen zoveel mogelijk je btw-nummer te vermelden, zodat de btw naar je verlegd kan worden.

LET OP Als er geen btw op een factuur staat, mag je geen btw terugvorderen. Een pinbon of een e-mail van bol.com is bijvoorbeeld (tenzij erop vermeld) geen officiële factuur. Het is verleidelijk om deze kosten toch op te voeren als je weet dat op het product wel btw staat, maar dit mag niet, tenzij je de bon met btw achterhaalt.

Tips of hulp nodig? Plan een online consult in!

Hiervoor maken we graag tijd vrij in onze agenda’s zodat we in alle rust jouw specifieke situatie kunnen bespreken.

Dit kost € 95 ex. btw per uur.

Gebruik The Bookie Webapp
Plan een consult in
Go to Top