Zakelijke kosten 2018-10-16T08:14:09+00:00

Wat zijn zakelijke kosten en welke uitgaven zijn zakelijk?

Volgens de Belastingdienst mag je zakelijke kosten van je opbrengsten aftrekken.

Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.

Hierbij geldt voor de omzetbelasting dat je in het geval van meer kosten en zodoende betaalde btw (op bijna alles wat je koopt, zit btw) minder van je ontvangen btw hoeft af te dragen (op bijna alles wat je verkoopt, zit btw). Ook de jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte geldt: hoe lager de winst, hoe lager de belasting. Om inzichtelijk te maken welke zakelijk kosten voor zzp’ers van toepassing zijn hebben we een overzicht met een aantal handige hulpmiddelen gemaakt.

Zakelijke kosten

Een aantal kosten zijn duidelijk zakelijk. Naast reguliere kosten zijn er ook nog investeringen. Lees hier wat dat inhoudt.

Gedeeltelijk zakelijk en gedeeltelijk privé

In deze situaties is alleen het zakelijke gedeelte aftrekbaar. Bij reiskosten is het belangrijk dat je alleen de reizen invoert die zakelijk zijn aangezien wij dat niet kunnen inschatten.

Privé correcties over bijvoorbeeld mobiele telefoonkosten of lunch- en dinerkosten passen wij echter over het eind van het jaar toe. Dat betekent dat jij het gehele factuurbedrag invoert. Btw op diners en verteerkosten is nooit aftrekbaar. Deze voer je daarom inclusief btw en eventuele fooien in. The Bookie Webapp zet het btw-percentage op 0%, zelfs al staat er btw op het bonnetje. Werken in een café valt niet onder zakelijke kosten, enkel als je een zakelijke afspraak o.i.d. hebt.

Zakelijk of privé?

Sommige kosten kunnen zowel zakelijk als privé zijn. Dit is vaak discutabel. Waar voor de ene ondernemer een museumjaarkaart ondenkbaar is, zou deze voor een docent kunstgeschiedenis een verklaarbare kostenpost kunnen zijn. Probeer bij de afweging of iets zakelijk is of niet de situatie te bezien vanuit het perspectief van de belastingcontroleur.

Zakelijk

  • Je inschrijving bij de KvK (vrijgesteld van btw, dus 0%)

  • De huur van een bedrijfsruimte (vrijgesteld van btw of belast met 21%, indien afgesproken)

  • Betalingen van werk door collega zzp’ers (ook wel: werk door derden)

  • Marketingkosten voor je onderneming.

Gedeeltelijk zakelijk

  • Reiskosten (op openbaar vervoer zit 6%)

  • Telefoonkosten

  • Diner- en verteerkosten, oftewel je eet- en drinkkosten (hierbij noteer je altijd 0% btw, ook al staat er 6 of 21% op de bon)

Afhankelijk van situatie

(werk)kleding

  • Dit moet blijken uit de uiterlijke kenmerken van de kleding (bv overall, uniform of werkschoenen)

  • Indien de kleding ook buiten werk gedragen kan worden: voorzien van een beeldmerk met een oppervlakte van > 70cm2 en dat verwijst naar je onderneming.

  • Speciale kleding voor (podium)artiesten en presentatoren, die je anders niet gekocht of gedragen zou hebben

Type kosten

Reis- en verblijfkosten

Auto

Of je een auto zakelijk of privé moet aanschaffen, hangt helemaal van de situatie af. Daarom hebben we een tool ontwikkeld die je bij deze keuze helpt.

Heb je een auto op de zaak? Dan mag je alle bonnen en kosten in je administratie opnemen. Ook wanneer je privé gereden hebt, daarvoor betaal je ten slotte bijtelling of wordt aan de hand van een gesloten kilometeradministratie bepaald welk deel privé gecorrigeerd dient te worden. Ook wanneer je een auto of busje voor zakelijke doeleinden huurt mag je alle bonnen en facturen daarvoor in je administratie opnemen. Houd er rekening mee dat je de keuze om zakelijk of privé te rijden, maakt zodra je de auto aanschaft. Lees hier wat de Belastingdienst erover zegt.

Nice to know Over het algemeen geldt dat een auto ouder dan 15 jaar voordelig is om zakelijk te rijden. Indien je auto jonger is dan 15 jaar, is zakelijk rijden gunstig indien de cataloguswaarde laag is en je veel kilometers zakelijk rijdt.

Heb je een auto privé aangeschaft, maar rijd je voor zakelijke doeleinden, dan kan je alsnog kosten bij je uitgaven opnemen. Je mag namelijk € 0,19 per kilometer aftrekken. Deze kosten voer je in The Bookie Webapp in aan de hand van je kilometerregistratie. Hierin houd je bij hoeveel kilometers je zakelijk rijdt. Nu kun je bijvoorbeeld per week of maand bij je uitgaven het aantal kilometers keer € 0,19 invoeren.

Fiets

De kilometerregistratie geldt ook voor de per fiets gemaakte kilometers: hiervoor mag je ook € 0,19 per kilometer aftrekken. Deze kosten voer je in The Bookie Webapp in aan de hand van je kilometerregistratie.

Kilometerregistratie

Om je kilometers makkelijk te kunnen registreren hebben we een documentje ontwikkeld. Volg de link hiernaast en maak een kopie naar je eigen Google Drive of download het bestand.

OV

Door een maand of kwartaal uitdraai van je mijnns.nl toe te voegen aan de uitgaven in Je Bookie App, heb je alles in een overzicht. Vergeet hier niet je persoonlijke reiskosten tussenuit te halen.

Zakenreizen

Nu kan het zijn dat je voor je werk (regelmatig) moet reizen. Kosten, die je hiervoor maakt, kan je ook opvoeren. Dit geldt echter niet voor reizen, die ook (grotendeels) als privé tripje gelden.

Auto zakelijk of privé tool

Grootste verschillen zakelijk of privé

  • Zakelijke auto? Dan voer je al je kosten in, zoals auto, verzekering, parkeerkosten, tankbonnen en reparatiekosten.

  • Zakelijk rijden met privé auto? Dan mag je geen kosten opvoeren (zoals benzine en parkeerkosten) en alleen € 0,19 cent per gereden kilometer. Dit voer je in bij je uitgaven en bewijs je door een gedegen kilometerregistratie.

Voorwaarden kilometer- of rittenregistratie

  • Datum

  • Plaats van vertrek

  • Plaats van bestemming

  • Het aantal kilometers

  • Begin- en eindstand van de kilometerteller

  • Aard van de rit (zakelijk of privé)

Registreer je kilometers
Mijn NS
  • Buitenlandse zakenreizen worden alleen als zakelijk gezien als het merendeel van je tijd zakelijk besteed is

  • Twijfel je of je reis zakelijk is? Neem dan contact op met je Bookie.

Communicatie/marketing

Een van de eisen van de Belastingdienst om te onderzoeken of je ondernemer voor de Inkomstenbelasting bent is de volgende:

Hoe maakt u uw onderneming bekend naar buiten?
U bent voor uw bestaan afhankelijk van opdrachtgevers. Om ondernemer te zijn, moet u zich voldoende kenbaar maken, bijvoorbeeld door reclame, een internetsite, een uithangbord of eigen briefpapier.

Dat betekent onder andere dat je jezelf zichtbaar in de markt moet zetten, dat je bereikbaar bent en laat zien dat je aan acquisitie werkt.

Houd er wel rekening mee dat een afschrijving van de betaalde kosten niet voldoet. Indien je communicatie en promotionele kosten gemaakt hebt, dien je net als bij (bijna) al je andere uitgaven een factuur of bon met de btw vermelding te hebben die aan je onderneming gericht is.

Btw mag je alleen terugvorderen als het op de bon staat. Indien je telefoonabonnement deels aflossing van het toestel is, moet je dit deel op een aparte regel “Aflossing Telefoon” invoeren.

Abonnement boekhouder

Sinds het begin van het jaar sturen we geen factuur meer per kwartaal. In plaats daarvan betaal je als je een abonnement hebt via de automatische incasso. De bijbehorende facturen kun je ook vinden in The Bookie Webapp. Je gaat rechtsboven naar je naam, en klikt op “Account”. Hier zie je alle facturen die wij naar je verstuurd hebben, gesorteerd op datum.

Communicatie

  • Telefoonkosten, zowel je telefoon als je belkosten.

  • Internetkosten op je kantoor (dus niet thuis, tenzij speciaal nodig)

  • Website ontwerp en maandelijkse/jaarlijkse serverkosten

Marketing

  • Ontwerp/huisstijl kosten

  • Promotiekosten op Social Media, zoals Google, FB, LinkedIn en Insta Ads.

  • Visitekaartjes, stickers, kaarten, prints en flyers.

Abonnementen/contracten

Heb je een zakelijk kantoor, studio of werkruimte? Dan mag je deze kosten opnemen in je administratie. Let hierbij op of je huur wel of niet met btw belast is. Dit is afhankelijk van de afspraken met je verhuurder. Controleer dus zelf of je huur vrijgesteld is van btw of dat je de 21% btw kunt terugvragen.

Veel zzp’ers werken vanuit huis. Daarom krijgen we vaak of het mogelijk is om (een deel van) de hypotheek of de huur als zakelijke kosten op te voeren. Deze kosten van die werkruimte of een kantoor aan huis zijn in een zeer beperkt aantal gevallen aftrekbaar. Meestal mag je de kosten van de werkruimte niet aftrekken. Via de button hiernaast kan je via de website van de Belastingdienst checken of je werkruimte aan huis in aanmerking komt voor aftrek.

  • Huur werkruimte

  • Verzekeringen, zoals een beroeps- of een bedrijfsaansprakelijkheid (dit is vrijgesteld van btw).

  • Bankkosten vind je op je uitdraai van het kwartaal of het jaar (vrijgesteld van btw)

  • Programma’s als Adobe. De btw is vaak verlegd. Dit kun je aangeven bij de uitgave onder btw verlegging

Check Hulpmiddel Werkruimte

Kennis: bijscholing & verdieping

Ook als je al ondernemer bent moet je je blijven ontwikkelen. Hierbij moeten de kosten wel relevant zijn voor je branche en om je te kennis te verbreden. Deze kosten voor nieuwe kennis (in een ander vakgebied) gelden als privékosten. Deze kosten mag je mogelijk wel in de aangifte inkomstenbelasting als scholingsuitgaven opvoeren.

(Vak)literatuur, zoals boeken en abonnementen op sites, maar ook de aanschaf van inspiratie op het gebied van je discipline vallen ook onder verdieping en mag je zodoende als zakelijke kosten opvoeren.

  • Cursussen, trainingen, seminars en workshops

  • Vakliteratuur

Investeringen of buitenlandse kosten

Investeringen

Bedrijfsmiddelen die je voor je onderneming koopt en nodig hebt om je producten te kunnen maken of je diensten te kunnen verlenen kunnen een investering zijn. Hierbij moet je denken aan machines, transportmiddelen, gereedschappen, inventaris, goodwill of vergunningen.

Btw betaald in een EU-land

Heb je over goederen, diensten of invoer btw betaald in een ander EU-land? Dat kan zowel tijdens een zakenreis geweest zijn (denk aan reis- en verblijfkosten) als producten die je geïmporteerd hebt. Dan kan je de btw niet in je Nederlandse btw-aangifte aftrekken. Deze kosten vul je dan inclusief BTW in en je zet het BTW-percentage op 0%. Als je dingen online besteld in het buitenland moet je proberen zoveel mogelijk je BTW-nummer te vermelden, zodat de BTW naar je verlegd kan worden. 

Verlegd inkomende factuur

Als op een factuur van binnen de EU geen BTW aan je is doorgerekend is er een grote kans dat de BTW naar je verlegd is. Voorbeelden hiervan zijn facturen van Facebook, Google en Adobe. Op de factuur zie je dan ook staan “VAT to be accounted for by the recipient” of iets in die richting. In dit geval geef je bij BTW verlegging “Verlegd Binnen EU” aan, en bij het BTW-percentage 21%.

Btw terugvragen

Wel kan je deze btw mogelijk wel aftrekken in je buitenlandse aangifte of terugvragen uit het EU-land via de Nederlandse belastingdienst. Hiervoor kan je je Bookie inschakelen, maar dit is echter alleen de moeite waard in het geval van grotere bedragen aangezien deze uren buiten het abonnement vallen.

Intracommunautaire verwerving of btw verlegd

Heb je diensten afgenomen of goederen gekocht van een ondernemer uit een ander EU-land (dit heeft een intracommunautaire verwerving) of is de btw naar jou verlegd? Dan bereken je zelf het btw-bedrag. Dit geef je aan in je Nederlandse btw-aangifte. Als je de goederen of de diensten gebruikt voor belaste omzet, trek je de btw tegelijkertijd af als voorbelasting. Aangezien je het opgeeft en vervolgens weer aftrekt, betaal je onder aan de streep niets: net als bij binnenlandse zakelijke kosten.

Twee dingen die je Bookie doet bij de IB aangifte

Deze uitgaven in The Bookie Webapp invoeren

  • Bij uitgaven waar buitenlandse btw op zit, voer je het totaal bedrag bij bedrag incl btw in en zet je de btw op 0%

  • Bedrijfsmiddelen die een aantal jaar meegaan en meer dan € 450 kosten geef je aan als investering (klopt dit niet? Dan corrigeert je Bookie dit.)

Heb je uitgebreider de tijd nodig hebt, omdat je een investering wilt bespreken dan kan je een consult plannen. Hiervoor maken we graag tijd vrij in onze agenda’s zodat we in alle rust jouw specifieke situatie kunnen bespreken. Voor deze tijd brengen we extra kosten in rekening, namelijk € 70 ex btw per uur.

Plan een consult in

NOTA BENE Als er geen btw op een factuur staat, mag je geen btw terugvorderen. Een pinbon of een e-mail van bol.com is bijvoorbeeld (tenzij erop vermeld) geen officiële factuur. Het is verleidelijk om deze kosten toch op te voeren als je weet dat op het product wel btw staat, maar dit mag niet tenzij je de bon met btw achterhaalt.

Voer je uitgaven in in The Bookie Webapp