Privacy Statement

The Bookie met gegevens van klanten

Wij hechten grote waarde aan de privacy van onze gebruikers.The Bookie respecteert en beschermt de privacy van alle bezoekers van onze website www.thebookie.nl als wel de gebruikers van onze webapplicatie The Bookie Webapp. In een aantal gevallen wordt naar je persoonlijke en zakelijke gegevens gevraagd. Deze gegevens hebben wij van je nodig om onze website en webapplicatie The Bookie Webapp voor jou beschikbaar te stellen en beschikbaar te houden.

Wij beschermen je gegevens zorgvuldig tegen verlies, misbruik of ander ongeoorloofd gebruik. In het geval van persoonsgegevens passen we altijd de van toepassing zijnde wetten en regels met betrekking tot je privacy toe, waaronder de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). In dit Privacy Statement leggen we uit hoe we met je gegevens omgaan en de wet toepassen. Dit Privacy Statement kan, bijvoorbeeld als de wet verandert of wij bepaalde verwerkingen toevoegen of staken, gewijzigd worden. Wij publiceren echter altijd de meest recente versie op onze website. We raden je aan deze regelmatig te raadplegen.

Verwerking van gegevens met welk doel

Aangezien we jouw gegevens met een aantal doelen verwerken lichten we deze onder 1 tot en met 4 toe.

1. Het leveren van onze boekhoudapplicatie in The Bookie Webapp

De gegevens die je als klant(natuurlijk persoon) over je eenmanszaak mondeling met ons deelt en/of uploadt in onze boekhoudapplicatie zijn (al dan niet in combinatie met elkaar) te beschouwen als jouw persoonsgegevens. Ze bevatten namelijk (financiële) informatie over jou als persoon en ondernemer. Voor die persoonsgegevens beschouwt The Bookie zich als verantwoordelijke in de zin van de privacywetgeving. Als je gegevens over een vennootschap uploadt hebben de gegevens betrekking op die rechtspersoon en gelden ze niet als jouw persoonsgegevens.

De gegevens die je uploadt bevatten in de meeste gevallen naast jouw eigen gegevens ook persoonsgegevens van je klanten, je leveranciers en in sommige gevallen je fiscale partner. Voor de verwerking van die gegevens ben je zelf verantwoordelijk richting de personen op wie de gegevens betrekking hebben en dien je een verwerkingsovereenkomst af te sluiten. Wat die verwerking betreft beschouwt The Bookie zich als verwerker in de zin van de privacywetgeving. 

2. Het uitvoeren van ons boekhoudabonnement en het verstrekken van informatie over de dienst

We verwerken ook de persoonsgegevens die we jou vragen op te geven bij aanvang van het abonnement (je voorletters, je achternaam, je e-mailadres, KvK-gegevens en dergelijke). We vragen alleen om persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de door jou met ons afgesloten overeenkomst en om met jou te communiceren over onze dienst (bijvoorbeeld in de vorm van automatisch verstuurde reminders, nieuwsbrieven of de community). Als je deze gegevens niet verstrekt kunnen we onze dienst, namelijk het ondersteunen bij het doen van je boekhouding, niet goed kunnen uitvoeren en zelfs geen overeenkomst met je kunnen sluiten.

3. Het benaderen van prospects

Op onze website hebben we een contactformulier en een sollicitatieformulier. Daarnaast bieden we een gratis account van onze webapplicatie en een aantal tools aan. Als je deze gebruikt kan het zijn dat we je om je naam en e-mailadres vragen. We maken je er daarbij op attent dat we je zullen benaderen om je verzoek te beantwoorden of anderszins te benaderen. Dit doen we per e-mail. Je ontvangt deze informatie per e-mail tot je je notificatie instellingen aanpast in je online account of je uitschrijft uit onze database door gebruikmaking van de opt-out die bij sommige berichten geboden wordt.

4. Geaggregeerde geanonimiseerde informatie en geautomatiseerde besluitvorming

Wij vinden het belangrijk onze diensten en producten zo goed mogelijk aan te laten sluiten op de wensen van onze klanten. Zo zijn we constant bezig onze diensten te verbeteren. Daarom slaan we behalve persoonlijke informatie ook geaggregeerde geanonimiseerde informatie over onze gebruikers op. Deze informatie is niet te herleiden naar een individu en helpt ons om:

• Beter te begrijpen hoe onze website en The Bookie Webapp als applicatie gebruikt worden

• Verkrijgen van globale statistieken

• Het op elke andere wijze verbeteren van onze diensten.

Als je een bezoeker bent van onze website en je hebt toestemming gegeven om tracking cookies op je apparatuur te plaatsen (zie voor uitleg over cookies verder onder 3.) kunnen wij of een derde partij onder meer de volgende persoonsgegevens verzamelen: je IP-adres, welke apparatuur je gebruikt en welke andere webpagina’s je bezoekt (“online gedrag”).

Je online gedrag kan vervolgens door ons of de derde partijen die de cookies plaatsen worden gevolgd, vastgelegd en automatisch geanalyseerd. De derde partijen die voor hun eigen doeleinden gebruik maken van je gegevens zijn daarvoor zelf als verantwoordelijke te beschouwen.

Vervolgens kunnen de cookies gebruikt worden om je op andere websites dan die van The Bookie en op sociale media advertenties te tonen die zijn afgestemd op jouw interesses zoals die voortvloeien uit je online gedrag. De wet noemt het verzamelen van informatie over je interesses “profilering” en het tonen van advertenties als uitkomst van een geautomatiseerde analyse van je online gedrag een voorbeeld van “geautomatiseerde besluitvorming”. Hiertegen kun je bezwaar maken (zie hierna onder 7.)

The Bookie maakt gebruik van Amazon Web Services binnen de Europese Unie voor hosting en opslag van gegevens. Daarnaast beschikken we over een goede firewall en wordt het netwerkverkeer zorgvuldig bewaakt. Alle verbindingen naar The Bookie webapplicatie gaan via een beveiligde SSL verbinding.

Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die via je internet-browser op je computer, mobiele telefoon of tablet worden geïnstalleerd. The Bookie maakt gebruik van twee type cookies. First-party cookies plaatsen we zelf en zijn nodig voor het goed functioneren van onze dienst of om informatie te verkrijgen over de kwaliteit en/of effectiviteit van onze website. Daarnaast maken we ook gebruik van third-party cookies die ons via derden inzicht geven in hoe onze website en software worden. Dit is geanonimiseerd. 

Zoals we aangeven in onze cookiemelding en hiervoor onder punt 3 Prospects maken we ook gebruik van tracking cookies. Soms gebruiken we deze om zelf te tracken maar meestal gebruiken wij de cookies alleen technisch en is het de derde partij die de cookies plaatst die de tracking uitvoert. Hieronder staat beschreven welke partij cookies via onze website plaatst. Hierbij geldt dat tracking cookies gebruikt kunnen worden voor tracking.

Je bent als gebruiker niet verplicht deze gegevens achter te laten, maar zonder deze gegevens zijn onze diensten en/of hulp beperkt bruikbaar. Om ervoor te zorgen dat cookies niet automatisch op je computer geplaatst worden, kun je een akkoord geven of weigeren. Dit kan je in je browser zelf instellen.  Als je het plaatsen van cookies onmogelijk maakt door je browser zo in te stellen dat alle cookies worden geweigerd bestaat er een kans dat (bepaalde) functies niet werken en dat je beperkt toegang hebt tot onze website of geen gebruik kan maken van The Bookie Webapp.

Grondslag van de verwerkingen

Om gegevens te mogen verwerken heeft The Bookie als verantwoordelijke een juridische grondslag, namelijk de overeenkomst die jij met ons hebt gesloten om je te ondersteunen bij het doen van je boekhouding. Deze grondslag, de noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij opdrachtgever bent (namelijk onze dienstverleningsovereenkomst), wordt genoemd onder punten 1 en 2. Aanvullend geldt de grondslag voor de verwerkingen onder 2c. is: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang. Dit belang is dat wij potentiële klanten die door het aanmaken van een Basis account van The Bookie Webapp of het invullen van het contactformulier hebben laten blijken geïnteresseerd te zijn in onze dienstverlening kunnen proberen te interesseren voor een abonnement.

De grondslag voor de verwerkingen onder 2d is: uitdrukkelijke toestemming. Die toestemming heb je verleend toen je onze website bezocht en op “Akkoord” klikte bij de cookiemelding. Je kunt deze weer intrekken door bij het volgende bezoek aan de website op de button “Nee, bedankt” te klikken. Het intrekken van je toestemming doet niet af aan de rechtmatigheid van de verwerkingen op basis van je toestemming vóór de intrekking daarvan.

Ontvangers van de persoonsgegevens

Onze Bookies hebben toegang tot de persoonsgegevens genoemd onder punten 1, 2 en 3. Zij hebben alleen toegang tot de persoonsgegevens voor zover dit nodig is om de besproken doelstellingen te bereiken. Voor de gegevens die jij uploadt (genoemd onder punt 1 en 2) betekent dat dat zij alleen toegang hebben tot die persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om de dienst te verlenen waar jij als klant om verzoekt.

De persoonsgegevens, genoemd onder punten 1, 2 en 3 en (deels) punt 4 worden opgeslagen door een externe hosting provider. Deze hosting provider is een verwerker, die zich moet houden aan onze instructies en passende beveiligingsmaatregelen dient te garanderen. De hosting provider heeft geen toegang tot de persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens worden alleen opgeslagen in Europa.

De persoonsgegevens, genoemd onder punten 2 en 3 worden tevens opgeslagen door een externe aanbieder van een CRM systeem. Ook deze aanbieder is een verwerker. Deze verwerker slaat de gegevens ook op grondgebied binnen de Europese Unie.

De persoonsgegevens genoemd onder punt 3 worden opgeslagen door de partij die de cookie plaatst en uitleest. Soms worden de door middel van de cookie verzamelde persoonsgegevens ook verder verwerkt door die derde partij. Deze partijen slaan de gegevens op op het grondgebied van de Verenigde Staten. Deze partijen zijn echter aangesloten bij het zogenaamd Privacy Shield Framework. Hierdoor hebben zij zich hebben gecommitteerd aan verplichtingen uit een overeenkomst over de bescherming van persoonsgegevens van burgers van de Europese Unie die in de Verenigde Staten worden verwerkt. Wel staat het doorgifte van persoonsgegevens naar de Verenigde Staten wettelijk toe. Zoals gezegd zijn deze partijen zelfstandige verantwoordelijken in de zin van de privacywetgeving.

Ten slotte stellen wij de persoonsgegevens ter beschikking van overheidsinstanties die belast zijn met opsporing of handhaving. Dit doen wij alleen wanneer wij hiertoe een gericht verzoek ontvangen en in overeenstemming met de wet.

Bewaartermijnen

The Bookie bewaart de persoonsgegevens als genoemd niet langer dan voor het doel noodzakelijk is tenzij we ze langer moeten bewaren om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen.

De gegevens genoemd onder punt 1 blijven conform de Algemene Voorwaarden na de einddatum van je overeenkomst met The Bookie beschikbaar in je eigen account via een Basis versie van The Bookie app. Dit Basis account kan je ons mailen met een verzoek om je data te anonimiseren. 

De gegevens genoemd onder punt 2 worden door ons bewaard zolang je een overeenkomst hebt met The Bookie en vervolgens gedurende een periode van zeven jaar. The Bookie heeft de wettelijke plicht om de boekhouding gedurende zeven jaar te bewaren. Na verloop van die termijn worden de gegevens genoemd onder punt 2 definitief vernietigd.

De gegevens, genoemd onder punt 3 worden definitief vernietigd wanneer je gebruik maakt van de opt-out-mogelijkheid.

De gegevens, genoemd onder punt 4 worden, als je een klant bent, door ons bewaard zolang je een overeenkomst hebt met The Bookie. De derde partijen die zelf door middel van cookies je gegevens verzamelen bepalen zelf hoe lang ze je gegevens opslaan en moeten je hierover in hun privacy-statement informeren. De levensduur van de cookies waarmee de gegevens verzameld worden vind je in de tabel.

Jouw rechten als Bookie klant

De wet geeft je bepaalde rechten ten aanzien van de verwerking van je persoonsgegevens. Dit zijn: het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en dataportabiliteit.

Recht op inzage

Het recht op inzage houdt in dat The Bookie jou op jouw verzoek moet laten weten welke persoonsgegevens we van je verwerken.

Recht op rectificatie

Het recht op rectificatie houdt in dat wanneer de persoonsgegevens onjuist zijn wij deze op jouw verzoek moeten corrigeren.

Recht op wissing

Het recht op wissing houdt in dat wanneer wij, gezien het doel van de verwerking, te veel, te weinig of niet ter zake doende persoonsgegevens verwerken en je de gegevens zelf niet kunt verwijderen je ons kunt verzoeken die te wissen.

Recht op beperking

Het recht op beperking houdt in dat wanneer jij

• van mening bent dat de gegevens niet juist zijn of dat de verwerking van de gegevens onrechtmatig of onnodig is maar in verband met jouw juridische positie niet gewist kunnen worden

• bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking (zie hierna)

je ons kunt verzoeken de verwerking op te schorten.

Wij mogen dan – uitzonderingen daargelaten – de persoonsgegevens zonder jouw toestemming alleen nog opslaan tot duidelijk is of je standpunt terecht is. Dit geldt ook voor de verwerkers, die wij moeten informeren.

Recht op bezwaar

Het recht op bezwaar houdt in dat je je kunt verzetten tegen de verwerkingen voor de doeleinden als genoemd onder 2c en tegen geautomatiseerde besluitvorming (het tonen van advertenties op basis van een geautomatiseerde analyse van je online gedrag) (gegevens onder 2d) . Wij staken dan de verwerking.

Recht op dataportabiliteit

Het recht op dataportabiliteit houdt in dat je bij beëindiging van je abonnement je persoonsgegevens zelf kunt exporteren om ze zelfstandig of ergens anders kunt (laten) verwerken. Dit kan je in The Bookie Webapp doen door een Export van Verkopen en een Export van Inkopen te maken in een bestand naar keuze. Aanvullend kunnen we een aanleveren met alle bewijsmiddelen van je inkopen door je in een zip bestand alle bonnen digitaal aan te leveren. Als je klant bent kun je je verzoek om één van de genoemde rechten uit te oefenen door je persoonlijke Bookie hierover te mailen.

Wij zullen binnen twee weken op jouw verzoek reageren.

In het geval van fiscale complicaties of andere redenen die een weigering voor de hand liggend maken zullen we je deze in onze reactie laten weten.

Tot slot berichten wij je dat mocht je van mening zijn dat wij door onze verwerking van jouw persoonsgegevens in strijd met de wet handelen we dat graag vernemen. We proberen dan met jou een oplossing te vinden om tegemoet te komen aan je bezwaren. Komen we er toch niet uit dan kun je een klacht kunt indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Utrecht, 2021

The Bookie B.V.

Oudegracht aan de Werf 105,

3511 AL Utrecht