Oeps! Foutje in de administratie? Geen stress, er is een creditfactuur.

In de afgelopen 20 jaar heb ik met ondernemers in alle soorten en maten gewerkt. Dat betekent dat ik heel wat fouten heb zien gebeuren én een heleboel oplossingen ken. Als mede-eigenaar van The Bookie en zelf geen accountant (ik ben meester in de rechten aka Meester Mari), hou ik ervan om te pronken met alle boekhoudtrucjes die ik wél ken. Dus bij deze: here we go.

Een fout op je factuur

We kennen het allemaal: je bent bezig met de administratie, alles lijkt netjes te lopen… en dan ineens: oeps. Je krijgt een mail van een klant dat je vorige week een factuur met een verkeerd bedrag of een verkeerd btw-percentage hebt gestuurd, of – nog erger – per ongeluk twee keer verstuurd. Paniek? Nee joh, dat is echt geen wereldramp.

Belangrijk om te weten: een factuur verwijderen mag nooit. Waarom? Omdat de Belastingdienst altijd moet kunnen zien wat er is gebeurd. Gelukkig is er een superhandige oplossing: de creditfactuur.

Wat is een creditfactuur?

Een creditfactuur is eigenlijk een soort tegenfactuur. Je maakt hem om een fout op de originele factuur recht te zetten. Hij corrigeert het bedrag dat je eerder hebt gefactureerd, zonder dat je ooit iets weg hoeft te gooien.

Hoe werkt het?

1. Maak een nieuwe factuur aan: Noem dit een creditfactuur, zodat het duidelijk is dat het een correctie is. (In The Bookie Webapp kan je met 1 druk op de knop een kopie van je eerder verstuurde factuur maken).
2. Verwijs naar de originele factuur: Zo ziet iedereen meteen welke factuur gecorrigeerd wordt.
3. Nu heb je twee opties

a) Pas het bedrag aan: Zet het bedrag dat te veel of te weinig is gefactureerd. Vergeet niet de juiste btw te berekenen. In dit geval trek je alles recht met 1 creditfactuur. b) Laat in je kopie alles hetzelfde en plaats een -teken voor je bedragen. Zo breng je eigenlijk alles terug naar 0 (want 1 - 1 = 0). 5. Verstuur naar de klant: De klant ziet nu netjes dat het foutje is gecorrigeerd. a) Bij de optie met 1 creditfactuur trek je alles recht met 1 creditfactuur. b) bij de optie waarbij je alles op €0 zet verstuur je dus nog 2 facturen naar de klant. De eerste waarmee je eigenlijk zegt 'wat ik eerder verstuurde klopt niet, dus hiermee staan we weer op 0' en de tweede helemaal juist, zonder aanpassingen.

Wat lost het op?

• Je administratie blijft correct en volledig.
• Je voorkomt boetes of vragen van de Belastingdienst.
• Je klant begrijpt wat er is veranderd en betaalt correct.

Kortom: een creditfactuur is je reddingsboei bij administratieve oepsies. Het voelt misschien als een groot ding als je een fout maakt, maar mits je het goed oplost, is het lang niet zo erg als je denkt.

Dus de volgende keer dat je een factuur dubbel stuurt of een cijfer verkeerd is, haal diep adem, maak die creditfactuur en ga door. En snap je nou helemaal niets van mijn goedbedoelde uitleg, bel je eigen Bookie even.