Wist je dat Mariangela al bijna 18 jaar ondernemer is én een hekel aan boekhouding had? Daarom deelt ze met liefde de tips, die het allemaal net iets makkelijker maken.
Ik kan me heeeel goed voorstellen dat boekhouding niet je lievelingstaak is, maar ….
soms maken ondernemers het ook moeilijker dan het is (in hun hoofd), weet je (nog) niet wat voor handige features The Bookie Webapp je allemaal biedt én heb je gewoon een klein rijtje nodig van dingen, die je leven echt makkelijker en je boekhouding wel echt leuker gaan maken.
Ik beloof je dat je boekhouding, als je de onderstaande tips leest en gebruikt, echt minder vermoeiend en zelfs wel een beetje sexy gaat vinden.
Een goed begin is het halve werk: opstartsessie
Als je net ondernemer bent of juist net overgestapt bent, kan een nieuwe boekhoudprogramma of boekhouding überhaupt veel onduidelijkheid met zich mee brengen. Hoe creëer je je eigen sjablonen of templates voor facturen en offertes? Hoe stuur je facturen met je eigen mailopzet? Hoe verleg je btw? Hoeveel procent btw reken je? Hoe gooi je uitgaven over de digitale schutting (‘klinkt leuk hoor, maar waar dan?’) Hoe zie je hoeveel btw je moet betalen aan de Belastingdienst? En hoe zie je hoeveel winst je tot nu toe hebt?
Allemaal hele logische vragen, die wij in een kwartiertje makkelijk voor je kunnen beantwoorden én laten zien. Want in plaats van je 20 FAQ’s te sturen of te verwijzen naar een Support pagina, kan je als nieuwe ondernemer altijd een gratis opstartsessie inplannen zodat een Bookie je even door The Bookie Webapp, onze handige boekhoudprogramma, leidt en je belangrijkste vragen beantwoordt. Zo richten we samen je administratie meteen goed in zodat je boekhouding staat als een huis.
Het enige dat jij hoeft te doen: stel je vragen, leun ontspannen achterover en zet ons maar aan het werk.
Ken je boekhouding: feedback en tips van je boekhouder
Als wij je helpen met je boekhouding, dan nemen we je het werk en de hoofdpijn zoveel als mogelijkheid uit handen. Denk aan digitaal factureren, je aangiftes, je jaarcijfers en het contact met de Belastingdienst. Tegelijkertijd proberen we je wel mee te nemen in de keuzes die we (moeten) maken, feedback te geven op je administratie en inzicht in mogelijkheden.
Daarom vind je op je Dashboard rechtsboven onder het belletje twee type notificaties
- Deadlines → geautomatiseerde updates vanuit The Bookie Webapp over bijvoorbeeld de status van je facturen en herinneringen over je aangiftes
- Opmerkingen → gepersonaliseerde communicatie met je boekhouder zoals feedback van je Bookies
Zo laten we zien wat we aanpassen bij grote fouten, omschrijven wat slimmer kan of waarom je iets beter anders kunt aanpakken. Hierdoor hoef je ’the dirty job’ van boekhouding niet zelf te klaren, maar blijf jezelf altijd ‘in charge’.
PRO TIP Bekijk via de Overzichten in de zijbalk je Winst- en Verliesrekening: zo weet je precies hoeveel winst je tot nu toe hebt (en met behulp van deze tool dus ook hoeveel inkomstenbelasting je ongeveer moet betalen)
Ken je klanten en leveranciers: dashboard en zoek-functie
Op je Dashboard zie je de meest belangrijke zaken van je boekhouding in een oogopslag en heb je veel verschillende klikbare functies. De groene vlakken zijn bedoeld voor overzicht en inzicht. Alles wat geel is, is een actie zoals het maken van een factuur of heeft een deadline zoals de deadline van een aangifte.
Voor je eigen overzicht zie je meteen hoeveel je tot dit moment aan omzet hebt dit jaar en kan je met een druk op de knop zien welke facturen nog niet via je iDeal link betaald zijn of door jou als betaald geregistreerd zijn. Daarnaast zie je wat je zakelijk hebt uitgeven én wat je ongeveer aan btw moet betalen in het volgende kwartaal. Ik zeg ‘ongeveer’ omdat dit geautomatiseerd berekend. Wij gaan natuurlijk je administratie controleren, dus de definitieve aangifte inclusief het te betalen of ontvangen bedrag krijg je van je Bookies. In de grafiek staat je omzet per maand en ook ten opzichte van je omzet van vorig jaar. En rechts zie je precies wat je wanneer moet aanleveren. Tot slot zie je daar ook je Bookies, want die doen natuurlijk het meeste werk.
En kan je iets niet vinden? Probeer de zoekfunctie eens door een naam te typen van een van je opdrachtgevers. Dan zie je meteen hoeveel facturen je aan die klant hebt gestuurd, wat er nog niet betaald is en of zij ook weleens voor jou werken 😉
Evalueer en stel vragen
Wie een tijdje met The Bookie werkt, weet dat je boekhouding doen soms minder stoffig, complex en saai is dan het eerst leek. Doordat je zelf meekijkt wat je boekhouder doet, worden voorheen onduidelijke begrippen duidelijk en is het logischer om zelf mee te denken. Zo snap je dat je zodra je een auto koopt de keuze om deze zakelijk en privé te kopen en lees je op onze uitgebreide Support pagina onder het hele gele vraagteken wat je afwegingen zijn. Heb je al een specifiek model voor ogen? Gebruik dan onze tool: auto, zakelijk of privé.
Maar uiteindelijk werken je boekhouders voor jou. Dus weet je het antwoord niet? Mail of bel je Bookies gewoon. Want je hebt tenslotte geen online boekhoudprogramma zoals Moneybird, Moneymonk, Gekko of Jorrt, maar hebt een boekhouder in de arm geslagen die met je meedenkt, vragen beantwoordt en het werk voor je doet. Dus heb je een korte vraag? Dat zit binnen je abonnement. Wil je sparren of heb je uitgebreider advies nodig? Dan boek je wanneer het jou uitkomt een betaald consult, zo vaak als je wilt.
Doe niet alles zelf: automatiseer en besteed klusjes uit
Het is geen rocket science, bonnen en inkoopfacturen uploaden en wat velden invullen. Dat je het kan, weten we. Maar waaro zou je zelf nog uitgaven invoeren als je boekhouder dat kan doen? Althans, dan is wat een groot deel van onze klanten denkt. Ze zijn voor zichzelf begonnen om zoveel als mogelijk tijd te besteden aan dat waar ze echt warm van worden, goed in zijn en leuk vinden. En bonnen inboeken is meestal niet een favoriete bezigheid. Daarom hebben wij Plus, een aanvulling op je Basis abonnement, waarbij jij je uitgaven doorstuurt en wij die netjes, op tijd en overzichtelijk voor je invoeren.
Via de Bookie Inbox heb je twee handige tools: de mobiele app Bookie bonnen, waarmee je foto’s van bonnen maakt én je persoonlijke Bookie e-mailadres waar je inkoopfacturen naar doorstuurt. En dan stuur je ze niet naar een anonieme inbox waardoor je geen overzicht meer hebt. In The Bookie Webapp waarin je je facturen verstuurt, zie je precies terug welke uitgaven je al verstuurt hebt, welke al wel en nog niet verwerkt zijn en hoe ze precies verwerkt worden (bijvoorbeeld als onderdeel van een investering die je extra belastingkorting oplevert).
PRO TIP je Bookie e-mail adres is een anoniem (lees: moeilijk) adres om te voorkomen dat een ander informatie aan je administratie kan toevoegen. Wil je niet elke keer hoeven opzoeken wat dat adres is? Sla dan je Bookie e-mail adres op tussen je Contacten op je computer/telefoon. Zo hoef je alleen ‘Bookie Inbox’ in de ontvanger ruimte van je mail te selecteren en gaat je factuur van Mediamarkt of T-mobile rechtstreeks naar je Bookie Inbox.
